بهترین هتل تهران 5 ستاره: هتل های مرتبط با سیستم های سرویس رزرو، از طریق یک شماره تلفن رایگان به سیستم ذخیره جا متصل میشنود. شماره تلفن به طور گسترده به وسیله بخش های بازاریابی و فروش بهترین هتل تهران 5 ستاره توزیع میشود. میهمانان بالقوه‌ای که با این شماره تلفن تماس میگیرند، با متصدی دفتر اصلی رزرو بهترین هتل تهران 5 ستاره که به بانک اطلاعاتی اتاق های موجود در بهترین هتل تهران 5 ستاره دسترسی دارد، گفت وگو میکنند. برای مثال درخواست برای ذخیره یک اتاق ویژه، برای ایامی خاص، در بهترین هتل تهران ۵ ستاره میتواند با بانک داده های کامپیوتری انطباق داده شود. این کار معمولا به وسیله سازمانی انجام میشود که تمام هتل ها در کشور به سیستم تحت نظر آن سازمان وصل می باشند. اگر هتل مشارکت کننده برای ایام مورد درخواست مسافر اتاق داشته باشد، درخواست پردازش میشود. اگر اتاق موجود نباشد متصدی میتواند هتل های مجاور و هم درجه را که دارای اتاق در تاریخ مورد درخواست می باشند به مسافر پیشنهاد کند.
بعد از این که متصدی مطمئن گردید که میتواند درخواست ذخیره اتاق میهمان را برآورده کند، در مورد زمان ورود و خروج از مهمان سوال خواهد کرد. هتل ها سیاست های منحصر به فردی را در مورد مدت زمان نگهداری اتاق رزرو شده دارند. به عنوان مثال در بهترین هتل تهران ۵ ستاره اتاق ذخیره شده حداکثر تا ساعت شش بعد از ظهر نگه داشته میشود و در صورت عدم حضور مهمان، ان را در اختیار دیگر متقاضیان قرار می‌دهند، در حالی که در بعضی از هتل‌های دیگر، زمان نگهداری اتاق تا چهار بعد از ظهر است. در هر مورد زمان ورود میهمان برای تضمین درآمد بهترین هتل تهران 5 ستاره بسیار مهم است. عدم فروش اتاق های مهمانانی که در زمان مقرر مراجعه نکرده اند، نشانه ضعف مدیر فرانت آفیس است. یک اتاق فروخته نشده در هر شب، فرصتی که برای همیشه از بین میرود و پیامدهای منفی زیادی روی صورت حساب سود و زیان دارد.
از آن جا که هتل باید زمان کافی برای فروش یک رزرو منتفی شده داشته باشد و از طرفی میهمان مایل نیست که اتاق رزرو شده اش قبل از ورود او به فروش مجدد برسد، برای برآورده کردن توقعات هتل و میهمان باید یک سیستم مطمئن وجود داشته باشد. سیستم های رزرو سنتی و کامپیوتری هر کدام میتوانند تنها سطوح مختلفی از تضمین‌های رزرو برای انجام این کار را ارائه کنند.
حفظ یک سیستم موجودی اتاق شامل آماده کردن و کنترل مستمر یک پایگاه داده ها است که نشان دهنده وضعیت اتاق ها می باشد و ارتباط فرانت آفیس با بخش های خانه داری، نگهداری و پرسنل رزرو را ضروری می سازد.
پایگاه داده هایی که نشان دهنده وضعیت اتاق می باشند، به شیوه های مختلفی نگهداری می شوند. موضوع کنونی، خاطر نشان کردن اهمیت ایجاد سیستمی است که به پذیرشگر بهترین هتل تهران ۵ ستاره نشان دهد چه اتاق هایی برای فروش در دسترس قرار دارند و چه اتاق هایی خارج از سرویس هستند. وضعیت های مختلف عبارت اند از: اتاقی که هنوز در اشغال میهمان قبلی است، اتاق هایی که در آمار خالی بوده اند اما میهمانان تصمیم گرفته اند تا اقامت خود را تمدید کنند. اتاق هایی که خالی هستند اما هنوز تمیز و آماده سرویس دهی نشده اند، اتاق های خالی اما در دست تعمیر و در نهایت اتاق هایی که آماده فروش می باشند. پذیرشگر بهترین هتل تهران ۵ ستاره که یک اتاق نظافت نشده را به میهمان واگذار می‌کند، بی لیاقتی خود را نشان می دهد. همچنین فروش اتاقی که از قبل اشغال می باشد، باعث ناراحتی و خجالت میهمان مقیم و مهمان جدید میشود. تهیه گزارش های مربوط به وضعیت اتاق ها و آماده بودن آن ها برای کار پذیرش، امری حیاتی است. اعلام وضعیت جاری در حوزه مسئولیت بخش خانه داری و نگهداری است.