هتل آپارتمان در تهران، انتخاب تجهیزات جدید برای یک هتل آپارتمان در تهران بعد از تحلیل نیازها انجام میشود. تحلیل نیازها برای تعیین این موضوع که آیا تجهیزات جدید باعث ارتقاء سطح کیفی سرویس رسانی خواهد شد یا خیر؟ انجام میگیرد. تنگناهای موجود در ثبت یا فقدان اطلاعات در بخش خانه داری در مورد وضعیت اشغال یا عدم اشغال یک اتاق از جمله مشکلاتی هستند که با استفاده از کامپیوتر می توان آن ها را کاهش داد.
البته اولین نگرانی برای مالکین و مدیران هتل آپارتمان در تهران، هزینه اولیه و بلند مدت استفاده از تسهیلات جدید است. با پیشرفت تکنولوژی و متداول تر شدن تجهیزات، هزینه استفاده از کامپیوتر در هتل آپارتمان در تهران کاهش یافته و دوره بازگشت ان نیز تقلیل می‌یابد. با این حال علی رغم کاهش هزینه‌ها، نصب و راه اندازی یک سیستم مدیریت اموال چندان هم ارزان نخواهد بود. هزینه نصب و راه اندازی سیستمی که نیازهای ویژه یک هتل آپارتمان در تهران خاص را برآورده کند، قابل توجه است. سیستمی که برای یک هتل آپارتمان در تهران در مرکز شهر کارآیی مناسبی داشته باشد ممکن است نیاز های یک هتل آپارتمان در تهران مشابه را در شهری دیگر یا در همان منطقه برآورده نکند. اگر تجهیزات مورد استفاده باعث افزایش راندمان سرویس دهی در هتل آپارتمان در تهران نشود، قطعا رضایت میهمان حاصل نخواهد شد. یک سیستم مدیریت اموال نامناسب، توقعات مورد نظر مدیران را فراهم نمیاورد. بنابراین کاربرد چنین نرم‌افزاری در حد انتظار نخواهد بود و هزینه سیستم از بازده و عملکرد آن فراتر میرود.
اولین و مهم ترین گام در تحقق یک تحلیل نیاز در هتل آپارتمان در تهران، انتخاب تیمی کارآمد برای تعیین گزارش و ارائه اطلاعات می باشد. در تیم، تحلیل گر مورد نظر باید کارمندان از هر دو سطح مدیریت و پرسنل حضور فعال داشته باشند. چنین تیمی قادر خواهد بود تا تمام مراحل عملیات را پیش‌بینی کرده و تحقق بخشد. مدیران میتوانند در مورد اهداف کلی، نیازهای خود را اعلام کنند و پرسنل نیز با اطلاع از اهداف روزمره، عملکرد بهتری ارائه دهند. ممکن است مسئول میز فرانت آفیس با ایده ای موافق نباشد، وی می‌تواند پیشنهادهای سازنده خود را برای ارتقای کیفیت سرویس ارائه کند. این فرد ممکن است مسائل اولیه در مورد فرایند های تحلیل جریان را نداند، اما می تواند در ارائه اطلاعات لازم به مدیر فرانت آفیس برای ارزیابی سیستم های رزرو کمک کند.
مرحله دوم فرایند تحلیل نیازها، تجزیه و تحلیل گردش میهمان از زمان ورود به هتل آپارتمان در تهران تا لحظه اسکان در اتاقش می باشد. اقامت میهمان در هتل از زمان ثبت مشخصات وی در فرانت آفیس آغاز نمی‌شود بلکه از هنگام درخواست رزرو و ذخیره جا آغاز میشود در واقع اقامت میهمان حتی قبل از رزرو و ذخیره جا آغاز شده است، زیرا انتخاب هتل توسط میهمان، در نتیجه تلاش‌های گروه بازاریابی می باشد.
راحتی استفاده از سیستم تلفن، در دسترس بودن گزارش اشغال اتاق در هر زمان، مدت زمان تکمیل فرم درخواست رزرو، روش استفاده شده برای تایید رزرو، روند به کار گرفته برای مسدود کردن اتاق و ابزار جستجو برای یک رزرو تک نفره را تجزیه و تحلیل کنید، روش های جمع آوری اطلاعات میهمان را در هنگام ورود بررسی کنید، فرایند تضمین ثبت صحیح هزینه‌های میهمان را کنترل نمایید، زمان مورد نیاز برای خروج میهمان، روند استفاده شده برای حل مشکلات احتمالی میهمان در مورد هزینه ها و فرایند ثبت هزینه های غذا و تلفن قبل از خروج میهمان را تجزیه و تحلیل کنید. هزینه های روزانه اتاق و مالیات ها در اتاق چگونه ثبت شده است؟ انجام این کار چقدر زمان میبرد؟ گزارش ارائه شده به وسیله حسابرس شب را کنترل کنید. اطلاعات چگونه جمع آوری شده است؟ ارائه این اطلاعات به چه مقدار زمان نیاز دارد؟ همچنین مشخص کنید که آیا اطلاعات میهمان که در بخش ذخیره جا، ثبت شده و در واحد حسابداری میهمان نیز موجود است. برای دیگر واحد ها قابل استناد و استفاده است یا خیر؟
مرحله سوم در فرایند تحلیل نیازها توجه به اطلاعات ارائه شده از دیگر بخش ها به فرانت آفیس است. چگونه اطلاعات مربوط به وضعیت اشغال اتاق ها از بخش خانه داری دریافت شده است؟ بخش خانه داری چگونه می‌تواند گزارش اضطراری حوزه استحفاظی طبقه خود را برای مثال یک مورد آتش سوزی اموال را گزارش کند؟ چگونه بخش غذا و نوشیدنی و یا فروشگاه های خرید صنایع دستی و سوغات واقع در لابی میتوانند هزینه های خرید میهمان را به صندوق فرانت آفیس ارسال کنند؟ چگونه بخش بازاریابی و فروش تعیین خواهد کرد که آیا مسدود کردن اتاق ها در تاریخ های خاص امکان پذیر است یا خیر؟ چگونه بخش مهندسی تاسیسات بر مصرف انرژی در اتاق مهمان ها نظارت خواهد داشت؟ چگونه بخش امنیتی، صحت سیستم کارت کلیدی اتاق مهمان را تضمین و تایید می کند؟
تلفیق نیازهای مختلف اجرایی و عملیاتی برای انتخاب یک برنامه مناسب کامپیوتری برای هتل آپارتمان در تهران گام نهایی است. اغلب استفاده مشترک از پایگاه داده های موجودی اتاق، ارزش سرمایه گذاری مالی را دارد. تحلیل نیازها به شما امکان نیازسنجی صحیح را خواهد داد. همچنین به شما کمک خواهد کرد تا میان سیستم‌های موجود، بهترین را گزینش و خریداری کنید.