هتل میدان فردوسی تهران، واحد اطلاعات هتل میدان فردوسی تهران اجازه هیچ گونه دخل و تصرف را در امور اتاق ها نداشته و آن ها تنها موظف به انجام وظایف زیر می باشند:
- در سال‌های گذشته که کلید درب اتاق هتل ها هنوز هوشمند و کارتی نشده بودند، همواره از ابزاری فلزی به نام کلید برای ورود به اتاق استفاده می شد. عمده وظیفه پرسنل اطلاعات، تحویل و دریافت کلید به میهمانان بود. اما امروزه با توجه به این که در برخی از هتل های معمولی کارتی نبودن قفل در اتاق ها نوعی عیب و ایراد تلقی می شود، و همچنان از کلید معمولی استفاده می شود، با این حال این وظیفه دیگر به عنوان وظیفه عمده پرسنل اطلاعات محسوب نمی شود.
- در چارت جدید هتل‌ها، پرسنل اطلاعات موظف اند در صورت نیاز، اطلاعاتی واضح و کوتاه به میهمانان جهت واحدهای مختلف هتل و حتی اماکن بیرون از هتل ارائه نمایند. اطلاعاتی نظیر: تعداد رستوران های هتل، ساعات کار آن ها، انواع غذاها و همچنین اطلاعاتی در خصوص جاذبه های توریستی، تفریحی، زیارتی و محلی و به‌طورکلی دیدنی های جذاب برای توریست، آدرس موزه ها و اماکن معروف، ساعات حرکت و مقاصد قطار ها و غیره.
- از دیگر مسئولیت اصلی پرسنل اطلاعات، پاسخ گویی به تلفن های واصله به منطقه فرانت آفیس می باشد. همچنین وی موظف به دریافت پیام های غیر مستقیم برای میهمانان مقیم می باشد. از نظر اصول هتل داری، همواره محل فرانت آفیس نسبت به در ورودی اصلی باید به ترتیبی باشد که میهمانان در لحظه ورود ابتدا با واحد اطلاعات سپس پذیرشگر و در انتها، با کانسیرج (اطلاعات و راهنمای تور) روبرو شوند.
در هتل میدان فردوسی تهران سه دلیل وجود دارد برای این که بخش اطلاعات در ابتدای فرانت آفیس قرار بگیرد:
الف) هر کسی وارد هتل میشود الزاماً اتاق نمی خواهد. مثلا برخی از مراجعه کنندگان به هتل خواستار دریافت اطلاعاتی راجع به واحدهای غذا و نوشیدنی، تدارکات، سونا و استخر، زمین های بازی می باشند بدین ترتیب این گونه مراجعین هیچ ارتباطی و نیازی برای مراجعه به واحد فرانت آفیس و سرویس ویژه ندارند.
ب) میهمانان هنگام خروج از هتل‌هایی که هنوز کلید اتاق هایشان به صورت فلزی و سخت افزاری است، همواره کلید خود را در انتهایی ترین منطقه در لحظه خروج به پرسنل اطلاعات تحویل و به هنگام ورود نیز از ان جا دریافت میکنند.
ج) نقش و اهمیت واحد اطلاعات هنگام ورود میهمانان گذری بسیار ارزشمند است چون میهمانان رهگذری که دارای رزرو قبلی نیستند، همواره برای کسب اطلاع از شرایط و انواع اتاق و نرخ آن ها در اولین نقطه ورود و برخورد با واحد اطلاعات مواجه و کسب اطلاع می نمایند.
باید توجه داشت که پرسنل اطلاعات موظف اند مجموعه ای از اطلاعات عمومی هتل و منطقه را به میهمانان ارائه دهند و درصورت درخواست و اصرار میهمان در خصوص سوال یا سوالات تخصصی مانند انواع تسهیلات و چگونگی کیفیت آن ها و سوالاتی از این قبیل، پرسنل اطلاعات موظف اند با نهایت احترام و ادب از میهمانان عذرخواهی کرده و با تماس تلفنی به واحد مذکور از ارشد ترین فرد واحد درخواست نماید تا جهت پاسخ گویی دقیق تر به میهمان به فرانت آفیس مراجعه نمایند.